Pengantar Manajemen (9)

Fungsi-fungsi Manajemen

Fungsi-fungsi manajemen adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan dalam manajemen berdasarkan fungsinya masing-masing dan mengikuti satu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya. Fungsi-fungsi manajemen, sebagaimana diterangkan oleh Nickels, McHugh and McHugh (1997), terdiri dari empat ffungsi, yaitu:

§  Perencanaan atau Planning, yaitu proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungaan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. Di antara kecenderungan dunia bisnis yang ramah lingkungan, bagaimana merancang organisasi bisnis yang mampu bersaing dalam persaingan global, dan lain sebagainya.

§  Pengorganisasian atau Organizing, yaitu proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan bisa memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi bisa bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.

§  Pengimplementasian atau Directing, yaitu proses implementasi program agar bisa dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi.

§  Pengendalian dan Pengawasan atau Controlling, yaitu proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan, dan diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.

Beberapa literatur mengemukakan pengertian yang berbeda, namun memiliki esensi yang sama. Misalnya saja, Griffin mengemukakan bahwa fungsi-fungsi manajemen adalah perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leading), dan pengawasan (controlling). Griffin berbeda dalam hal leading, di mana Griffin bermaksud untuk mengemukakan bahwa kepemimpinan memiliki pengaruh kuat agar kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan baik. Pendapat Griffin ini sejalan dengan James AF Stoner yang menempatkan fungsi leading sebagai ganti dari directing. Secara ringkas, berbagai pendapat para ahli manajemen dalam mengemukakan fungsi-fungsi manajemen ini dapat dilihat melalui gambar berikut ini:

Gambar 1.1. Beberapa Pandangan Mengenai Fungsi-fungsi Manajemen

Dari Gambar 1.1 dapat dilihat bahwa para ahli manajemen berbeda pandangan dalam mengemukakan fungsi-fungsi manajemen. Selain planning, organizing, directing, dan controlling, Ernest Dale, misalnya, mengungkapkan bahwa inovasi merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilakukan jika manajemen ingin berfungsi baik dalam meraih tujuan organisasi. Disisi lain, Gullick memandang bahwa koordinasi merupakan fungsi yang harus dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi agar dapat meraih tujuannya.

Sekalipun para ahli manajemen tersebut memiliki perbedaan pandangan dalam melihat fungsi-fungsi manajemen, akan tetapi esensinyatetap sama, bahwa:

1.      Manajemen terdiri dari berbagai proses yang terdiri dari tahapan-tahapan ttertentu yang berfungsi untuk mencapai tujuan organisasi.

2.      Setiap tahapan memiliki keterkaitan satu ssama lain dalam pencapaian tujuan organisasi.

Secara diagramatis, jika kita kaitkan antara tujuan organisasi (yang harus dicapai secara efektif dan efisien) dan sumber-sumber daya organisasi dengan fugsi-fungsi manajemen yang baru saja diterangkan, maka dapat dilihat pada Gambar 1.2 berikut ini:

Gambar 1.2 Sumber Daya Organisasi, dan Fungsi-Fungsi Manajemen

Gambar 1.2 menerangkan bahwa fungsi-fungsi manajemen diperlukan agar keseluruhan sumber daya organisasi dapat dikelola dan dipergunakan secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.

Kegiatan-kegiatan dalam Fungsi Manajemen. Kegiatan apa saja yang termasuk di dalam fungsi-fungsi manajemen tersebut? Jika kita menggunakan fungsi-fungsi manajemen menurut Nickels, McHugh and McHugh, maka beberapa kegiatan yang terkait dengan setiap fungsi manajemen adalah sebagai berikut:

Fungsi Perencanaan (Planning)

§  Menetapkan tujuan dan target bisnis

§  Meruumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut

§  Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan

§  Menerapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis

Fungsi Pengorganisasian (Organizing)

§ Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menerapkan tugas, dan menerapkan prosedur yang diperlukan

§  Menetapkan struktur organisasi yang menunjukan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab

§  Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja

§  Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat

Fungsi Pengimplementasian (Directing)

§  Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan

§  Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan

§  Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan

Fungsi Pengawasan (Controlling)

§  Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan

§  Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan

§  Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis

Sebagai contoh, marilah kita gunakan bisnis restoran. Untuk menjalankan kegiatan bisnis restoran misalnya, yang termasuk dalam kegiatan perencanaan adalah ketika kita menetapkan mengapa kegiatan bisnis restoran dilakukan, siapa yang akan dijadikan konsumen, bagaimana keinginan konsumen tersebut, dan bagaimana agar kita dapat memenuhinya. Apa yang ingin dicapai dari kegiatan bisnis tersebut, kemudaian dituangkan dalam tujuan, strategi, dan rencana kegiatan. Adapun termasuk dalam kegiatan pengorganisasian, adalah ketika kita menerapkan berapa banyak orang yang kita perlukan untuk menjalankan bisnis restoran atau rumah makan, tugasnya apa saja, termasuk di dalamnya bagaimana mendapatkan orang-orang tersebutuntuk bisa bekerja bersama kita. Yang tercakup dalam kegiatan pengimplementasian, misalnya adalah proses pengerjaan yang dilakukan oleh setiap orang-orang yang bekerja bersama kita, proses memotivasi orang-orang agar bisa bekerja dengan berorientasi pada kualitas, proses bagaimana kita dapat memahami setiap motivasi dan perubahan yang ada pada orang-orang yang bekerja dengan kita, hingga proses bagaimana kita dapat memahami keluhan-keluhan yang mungkin disampaikan kepada kita. Kegiatan pengendalian dan pengawasan, meliputi,  misalnya kegiatan pengecekan apakah para pegawai kita telah melayani pelanggan dengan baik, apakah makanan yang disajikan tidak basi, dan sebagainya. Keseluruhan proses ini akan lebih didalami melalui proses manajemen pada aspek operasionalnya.

.......

Pustaka:

Ernie dan Kurniawan (2009), Pengantar Manajemen, Kencana Perdana Media Group, Jakarta.