Memahami Konsep Knowledge Management

Memahami Konsep Knowledge Management

Knowledge management membahas bagaimana proses atau cara untuk menciptakan pengetahuan, memperoleh pengetahuan, menangkap pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan menggunakan pengetahuan. Munculnya knowledge management dilatarbelakangi oleh keyakinan akan besarnya manfaat pengetahuan bagi organisasi.

Dewasa ini, penyebarluasan dan kepemilikan pengetahuan menjadi salah satu fokus utama dalam pengembagan SDM dan peningkatan keunggulan bersaing. Ini juga tidak hanya terjadi pada organisasi yang berorientasis pada perolehan keuntungan, namun juga pada organisasi yang tidak mencari keuntungan. Oleh karena itu, tidaklah heran apabila para ilmuwan mencoba menjadikan knowledge management sebagai suatu disiplin ilmu sendiri. Ada berbagai cara untuk memperoleh dan menyebarluaskan pengetahuan dalam organisasi, yaitu: 

• Menggunakan teknologi computer sebagai media online yang dapat dengan mudah mengakses dan diakses oleh pihak-pihak yang membutuhkan; 
• Menerapkan pengetahuan yang akan disebarluaskan kedalam peraturan organisasi dan prosedur kerja; 
• Menyebarkan pengetahuan dengan menyampaikannya melalui cerita, atau memasukannya ke dalam nilai (value) perusahaan; 
• Menyebarluaskan pengetahuan melalui anggota kunci yang mampu meneruskan pengetahuann tersebut kepada orang lain; 
• Memberikan pelatihan kepada anggota organisasi atau karyawan dalam rangka meningkatkan pengetahuan; 
• Mengadakan kompetisi pengetahuan untuk karyawan atau anggota organisasi dan memberikan hadiah bagi mereka yang unggul dalam pengembangan pengetahuan.

Kepemilikan pengetahuan merupakan awal dadri segala aktivitas yang ada dalam organisasi. Untuk dapat melakukan pekerjaan, seseorang harus memiliki pengetahuan tentang pekerjaan tersebut terlebih dahulu; untuk dapat memiliki keunggulan bersaing, perusahaan harus memiliki pengetahuan yang lebih daripada pesaingnya; untuk dapat menjual produknya tenaga penjual harus mengetahui tentang pelanggannya; dan untuk dapat unggul dalam teknologi koputer anggota organisasi harus memiliki pengetahuan lebih banyak tentang komputer.

Dewasa ini, dengan semakin ketatnya persaingan dalam dunia usaha, perusahaan tidak dapat hanya bergantung pada pengetahuan yang diperoleh dari orang atau organisasi lain, melainkan harus harus mampu menciptakan pengetahuan sendiri agar mereka dapat memiliki kekuatan dari dalam yang tidak mudah ditiru atau dissaingi oleh perusahaan lain. Dengan demikian, perusahaan mampu menciptakan keunggulan bersaingnya setiap saat melalui inovasi yang diciptakan oleh pengetahuan.

Menurut Nonaka (1991) bahwa pengetahuan baru (new knowledge) akan tercipta apabila pengetahuan tersirat (tacit knowledge) dapat dinyatakan secara eksplisit atau dikristalisasikan menjadi sebuah inovasi. Dengan kata lain, penciptaan pengetahuan merupakan penciptaan kemballi aspek-aspek yang ada didunia dengan menggunakan idea atau pandangan baru. Lebih lanjut, Nonaka menjelaskan bahwa ‘pengetahuan baru’ akan tercipta dengan mengungkap apa yang tersirat pada individu yang berupa pandangan, intiusi, dan firasat individu diuji serta digunakan untuk organisasi.

Pengetahuan tersirat akan tercermin pada keterampilan individu, model mental, kepercayaan, serta perspektif yang tertanam dalam diri seseorang. Pengetahuan tersirat dipengaruhi oleh bagaimana orang memahami segala sesuatu yang ada didunia serta bertindak sesuai dengan pemahaman tersebut. Pengetahuan tersirat ini berada dibawah tingkat kesadaran manusia. Oleh karena itu, hal itu sangat sukar dkkomunikasikan. Pengetahuan tersirat berbeda dari pengetahuan eksplisit, yang lebih muda untuk dimengerti, bersifat formal, dan sistematis, contoh:

Sebuah perusahaan mobil ingin menciptakan inovasi baru, yaitu model mobil menarik dan laku dipasaran. Semua staf dibagian pengembangan produk sudah berusaha untuk menghasilkan model mobil yang mereka desain sendiri. Namun, setelah diadakan penilaian internal serta diujicoba dipasar, model mobil yang dihasilkan tidak mendapatkan reaksi positif dari pasar.

Kemudian salah satu direksi perusahan tersebut mengundang seorang ahli desain mobil profesional dan memintanya untuk memeragakan cara mengembangkan ide baru untuk menghasilkan desain mobil yang diinginkan perusahaan. Dan, ahli desain mobil profesional tersebut berhasil mendesain sebuah model mobil baru yang sangat disukai oleh bagian pemasaran.

Namun, sesuai dengan perjanjian ahli desain mobil profesional tersebut, perusahaan tidak diperbolehkan untuk menggunakan hasil desain orang tersebut apabila perusahaan belum membayar royalti yang nilainya cukup tinggi.

Kemudian perusahaan memutuskan untuk memberdayakan stafnya kembali guna mendesain ulang mobil mereka setelah menyaksikan ahli desain mobil tersebut meeragakan bagaimana cara mendesain mobil.

Akhirnya, setelah berkali-kali dengan menirukan cara yang dilakukan oleh desian mobil profesional akhirnya, staf di bagian pengembangan produk baru berhasil menciptakan model mobil baru mereka yang disukai dan direspons secara positif oleh pasar.

Ada beberapa kesimpulan yang dapat diambil pada contoh ini terhadap aliran pengetahuan:

 

1.    Terhadap aliran pengetahuan tersirat (tacit knowledge) dari pendesain mobil profesional kepada para staf pengembangan produk ketika para staf tersebut memperoleh keterampilan dengan jalan mengobservasi, mencontoh, serta mempraktikan cara mendesain produknya;

2.  Aliran pengetahuan tersirat menjadi pengetahuan eksplisit terjadi pada saat staf pengembagan produk yang mampu belajar dari ahli desain mobil profesional, lalu mentransfer pengetahuannya kepada rekannya dengan cara mengerjakan pengetahuan tersebut;

3.   Aliran pengetahuan eksplisit ke pengetahuan tersirat terjadi pada saat rekan kerjanya mulai mengerti apa yang diterangkan oleh staf pengembagan produk yang sudah mampu mendesain produk;

4. Aliran pengetahuan tersirat ke pengetahuan eksplisit terjadi pada saat staf pengembagan produk baru mengkomunikasikan pengetahuannya secara formal kepada departemennya sehingga seluruh departemen memilih model kerja yang sama serta dapat menghasilkan proses produksi yang digunakan untuk memproduksi produk baru.

 

Dari contoh diatas, diketahui bahwa inovasi mengalir dari pembelajaran; dimulai dari penciptaan pengetahuan baru, yang mana pengetahuan baru tersebut terus bergerak dari suatu inovasi yang layak untuk dilaksanakan. Pengetahuan tersirat muncul dari individu-individu dan menyebar ke individu yang lain. Namun, penyebarannya tidak mudah diketahui sampai pengetahuan tersirat tersebut menjadi pengetahuan eksplisit sangat dilakukan. Ada beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk mengubah pengetahuan tersirat menjadi pengetahuan eksplisit, yaitu:

1. Pendekatan metafora (metaphors). Dimana orang diminta untuk mendeskripsikan sesuatu dengan caranya tersendiri sehingga apabila ada beberapa orang melakukan hal tersebut, orang-orang tersebut dapat menghasilkan deskripsi dan arti yang berbeda terhadap suatu benda (hal) yang sama. Dengan cara demikian, seseorang dapat menciptakan pengetahuan tersirat dan menghasilkan pandangan (ide) baru. Beberapa deskripsi atau arti yang dihasilkan oleh pendekatan metafora tersebut dapat sama, berbeda atau berlawanan satu sama lain. Sebagai contoh: model mobil Honda dengan merek new city diciptakan dengan menggunakan pendekatan metafora, melalui proses yang cukup panjang. Dimulai dengan penciptaan slogan “les’s gamble”  “mari berspekulasi”, yang menunjukan kebutuhan menggunakan pendekatan yang benar-benar berbeda dari pendekatan sebelumnya. Lalu dari slogan tersebut muncul sejumlah ide yang berlawanan satu sama lain, seperti: apakah mobil dianggap sebagai sebuah mesin atau sebuah organism? Kemudian muncul pertanyaan: apakah mobil merupakan sebuah organism, bagaimana dia bisa berevolusi? Dari situlah muncul slogan baru, yaitu: “man-maximum, machine-minimum” (manusia-maksimum, mesin-minimum) yang mana dari slogan ini muncul ide bahwa mobil harus fokus pada ‘kenyamanan’ untuk dikenderai dalam lingkungan perkotaan, yaitu mobil bagai suatu ruangan. Sebagai suatu ruangan, mobil harus pendek dan tinggi, kemudian pemikiran tersebut muncul ide tall boy car, yaitu mobil pemuda yang tinggi, yang pada akhirnya dinamakan Honda city.
2. Pendekatan analogi. Analogi dapat digunakan untuk menyelesaikan perbedaan pandangan yang dihasilkan pada pendekatan metafora karena analogi merupakan proses yang terstruktur untuk mempersatukan perbedaan serta mengklarifikasikan apakah ide yang berbeda benar-benar berbeda atau merupakan hal yang serupa.
3. Pendekatan model. Selain digunakan untuk menyelesaikan perbedaan (contradiction), model juga digunakan untuk mengkristalkan ide baru menjadi pengetahuan baru. Ketika pengetahuan baru tersebut disebarluaskan kepada kelompok atau organisasi, harus dilakukan pengujian lebih dulu melalui proses diskusi dialog dan perdebatan.