EFEKTIVITAS ORGANISASI ?

Keberadaan organisasi tidak lain adalah mencapai tujuan yang ditetapkan melalui fungsi fungsi manajemen dengan melibatkan seluruh sumber daya yang dimiliki. Diawal abad ke 20, industrialis Prancis, Henri Fayol menulis, bahwa MANAJER menjalankan LIMA fungsi manajemen, yaitu: merencanakan, mengorganisasikan, memerintahkan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan. Saat ini, ke lima fungsi tersebut dipadatkan menjadi empat fungsi, meliputi: perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian (Robbins, 2007).

Manajer berperan penting dalam organisasi. Manajer bertugas membuat keputusan, mengalokasikan sumber daya, dan mengarahkan kegiatan bawahan (staf) dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Dengan demikan sukses tidaknya seorang manajer dalam mempertahankan dan meningkatkan kinerja organisasi, bergantung pada PEMAHAMAN dan KETERAMPILANnya dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen.

Secara sederhana organisasi merupakan kumpulan yang melibatkan dua orang atau lebih yang sengaja dikelola untuk mencapai satu atau beberapa tujuan. Dengan demikian, melalui fungsi PERENCANAAN dapat ditentukan tujuan organisasi, ditetapkan STRATEGI secara keseluruhan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, dan dapat dikembangkan hirarki kerja untuk memadukan dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan pada pelaksanaannya.

Melalui fungsi PENGORGANISASIAN, seorang manajer dapat merancang struktur organisasi dalam hal menetapkan tugas-tugas apa yang harus dilakukan, siapa yang harus melakukan, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokan, dilaporkan pada siapa, dan dimana/bagaimana  keputusan harus diambil.

KEPEMIMPINAN merupakan fungsi manajemen yang dijalankan oleh seorang manajer untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan individu-individu yang ada dalam organisasi. Memotivasi, memilih saluran komunikasi yang paling efektif dan menyelesaikan konflik/masalah antar individu, unit, dan kelompok di organisasinya.

Seorang manajer harus dapat MENGENDALIKAN aktivitas-aktivitas di organisasi. Fungsi manajemen ini, dapat memberi  jaminan agar kegiatan organisasi dapat berjalan sesuai tujuan yang direncanakan. Melakukan pantauan dan pengawasan atas semua aktivitas organisasi. Jika terjadi penyimpangan, maka tugas manajer mengedalikan/mengoreksi aktivitas-aktivitas yang dilakukan, agar kembali kejalur yang telah ditetapkan oleh organisasi.  

Seiring dengan perkembangannya,  maka efektivitas suatu organisasi menjadi tugas/pekerjaan seorang manajer dalam mengatur, mempertahankan dan mengembangkan organisasinya. Berkaitan dengan hal ini, ada TIGA PANDANGAN yang menjadi fokus dari tugas seorang manajer.

Pertama. Di awali dari tingkatan yang paling dasar, yaitu EFEKTIVITAS INDIVIDU. Pandangan ini menekankan pada hasil karya/kerja individu berkaitan dengan pekerjaan atau posisinya dalam organisasi. Biasanya prestasi individu dinilai secara rutin melalui proses evaluasi kinerja sebagai dasar dari kenaikan gaji, promosi jabatan dan imbalan lain sesuai ketentuan dan kesanggupan organisasi.

Kedua. Individu di suatu organisasi jarang bekerja sendirian atau terpisah dengan individu lain. Artinya, tiap individu pasti melakukan kerja sama dengan individu lain yang disebut dengan kelompok. Pandangan ini menunjukan bahwa EFEKTIVITAS KELOMPOK merupakan akumulasi kontribusi dari tiap-tiap individu yang saling berhubungan. Hal ini didorongan dari adanya rasa kebersamaan sesama individu untuk menyelesaikan tugas/pekerjaan pada suatu kelompok/bagian kerjanya.

Ketiga. Pada organisasi terdapat beberapa kelompok-kelompok kerja yang diatur kedalam bagian atau sub bagian. Selain adanya kerjasama antar individu disuatu kelompok, biasanya antar kelompok atau bagian tersebut juga melakukan kerja sama. Sehingga pandangan ini, menunjukan bahwa EFEKTIVITAS ORGANISASI harus diarahkan pada pengaturan antar berbagai kelompok, jika pekerjaan yang dihadapi semakin kompleks dan beragam.

Secara konseptual, efektivitas dapat diaplikasikan dengan menggunakan dua pendekatan, yaitu: pendekatan dari segi TUJUAN dan pendekatan dari segi TEORI SISTEM. Berdasarkan pendekatan segi tujuan, bahwa organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan. Pendekatan ini fokusnya pada tujuan. Mengevaluasi efektivitas pencapaian tujuan yang telah disepakati  atas usaha bersama ditingkatan individu, kelompok dan organisasi dari segi pencapaian tujuan. Pendekatan kedua dari segi sistem. Pada pendekatan ini, organisasi dilihat dua faktor, yaitu: faktor INTERNAL dan faktor EKTERNAL. Secara internal menjelaskan bagaimana dan mengapa orang dalam organisasi melaksanakan tugasnya secara individu dan secara kelompok. Secara eksternal, organisasi dihubungkan dengan kerja sama/ transaksi dengan pihak/organisasi atau lembaga lainnya.

Prinsip dasar menjelaskan bahwa semua organisasi mendapatkan sumber dari lingkungan yang lebih luas di mana organisasi merupakan bagian dari padanya, dan sebaliknya organisasi menyediakan barang dan jasa yang diminta atau dibutuhkan oleh lingkungan tersebut. Berkaitan dengan teori sistem, organisasi dipandang sebagai suatu sistem dimana terdapat berbagai unsur yang ada didalamnya, saling berhubungan, dan saling tergantung satu sama lain.

Oleh sebab itu, maka indikator keberhasilan suatu organisasi dapat dipandang dari aspek produktivitasnya. Organisasi dikatakan produktif jika organisasi tersebut menggunakan input menjadi output dengan biaya terendah. Oleh sebab itu produktivitas mencerminkan unsur EFISIENSI dan EFEKTIVITAS. Dikatakan efektif jika organisasi berhasil memenuhi kebutuhan para kliennya atau dalam istilah bisnis disebut prestasi dari sasaran penjualan (Achievement of goals). Efisiensi jika organisasi dalam melakukan aktivitasnya menggunakan biaya yang rendah atau bahasa bisnisnya di sebut rasio daya guna efektif sebagai masukan yag diperlukan untuk mencapai keluaran (The ratio of effective output the input required to achieve it).

Bagaimanapun model dan bentuknya, suatu organisasi pasti memiliki manajer (pemimpin). Kemampuan dan pengetahuan untuk mengelola DINAMIKA dalam ORGANISASI, menjadi TUGAS POKOKNYA. Sebab, ia pemimpin dan ada individu-individu yang dipimpinnya untuk mencapai 7-an bersama..:)

Pustaka
Robin.Stephen P. 2007. Prilaku Organisasi. Edisi ke Sepuluh. Prentice Hall. Pearson Education International. PT Indeks
Harris. Michael. 2000. Human Resources Management. Second Edition. The Dryden Press USA