Manajemen MSDM/komunikasi (catatan)

Judul Tulisan: Hearing Vs Listening

Topik : Manejemen

Penulis : Retno Trisna

Sumber: Kompasiana, 07/Maret/2013
@2013.catatan

Ibu Chandra merasa kesal dengan salah seorang timnya yang seringkali lalai dalam menjalankan tugasnya. Padahal ia sudah menjelaskan tugas tersebut secara rinci, sejak awal barang yang akan diantar dijelaskan tanda terima yang harus ditandatangani sampai warna kertas yang harus diberikan kepada customer dan yang kertas yang harus dibawa kembali ke kantor sebagai bukti antar barang. Setiap kali kurirnya dijelaskan, selalu berkata “YA” atau “SIAP”, menurut asumsi Ibu Chandra menganggap bahwa kurir telah memahami perintah kerja. Namun kesalahan selalu berulang. Terutama kesalahan kertas yang harus diberikan kepada customer dan yang harus dibawa pulang.

Dalam kehidupan sehari-hari, seringkali kita temui ada perbedaan persepsi yang timbul karena masalah komunikasi dan penerimaan informasi yang tidak sesuai. Karena dianggap sepele permasalahan ini seringkali terabaikan, sehingga kesalahan yang sama dapat terjadi berulang kali. Padahal apabila diurai maka akan ditemukan titik kelemahan perbedaan persepsi tersebut, untuk selanjutnya dibenahi sehingga tercapai kondisi yang lebih baik.

Ternyata, tidak cukup hanya mendengar 13626491178523187 respon jawaban “YA” atau “SIAP” untuk mengetahui informasi yang disampaikan sudah diterima sesuai harapan atau belum. Karena banyak faktor yang dapat mempengaruhi perbedaan persepsi diantara pemberi dan penerima informasi.

Komunikasi merupakan proses penyampaian pesan atau informasi dari satu pihak (komunikator) ke pihak lainnya (komunikan) untuk terciptanya suatu makna yang sama bagi komunikator dengan komunikannya. Dalam sehari-hari, kita mendapat banyak informasi yang masuk ke dalam pendengaran. Sebagian ada yang tersimpan didalam memori dan sebagian lain dapat berlalu begitu saja. Terlupakan. Komunikasi yang disampaikan secara lisan dapat berupa komunikasi verbal yaitu penyampaian informasi secara langsung berupa kata-kata (bahasa), serta komunikasi non verbal yaitu berupa gerak tubuh, mimik wajah, dan tekanan suara.

Sebuah komunikasi dikatakan efektif apabila terjadi feedback sesuai dengan harapan komunikator berdasarkan informasi yang disampaikan kepada komunikan. Banyak faktor yang menyebabkan sebuah komunikasi tidak efektif, seperti informasi yang tidak jelas, gangguan fisik (gangguan bicara, gangguan pendengaran), dan ketidaksiapan mental dalam menerima informasi.

Komunikator saat menyampaikan informasi, dapat menimbulkan ketidakefektifan dalam berkomunikasi apabila penggunaan bahasa yang tidak tepat dengan komunikan, intonasi dan penekanan kata yang tidak sesuai, serta informasi yang tidak jelas tujuannya.

Komunikasi bisa tidak efektif apabila komunikator tidak jelas dalam mengucapkan kata-kata seperti suara yang terlalu lembut, bicara yang terlalu cepat, atau gangguan bicara pada komunikator lainnya. Atau juga apabila komunikan mempunyai masalah dengan pendengarannya pada saat menerima informasi dari komunikator. Suasana yang bising, sehingga selain mendengarkan informasi yang disampaikan oleh komunikator, bersamaan waktunya komunikan biasanya juga menerima suara-suara lain yang dapat mengalihkan konsentrasi komunikan saat menerima informasi.

Untuk menerima informasi juga diperlukan kesiapan dari komunikan, sehingga informasi dapat diterima sesuai dengan maksud dan tujuan dari pemberi informasi. Bila komunikan tidak siap menerima informasi, maka ia hanya mendengar namun tidak menyimak dan memahami informasi tersebut. Hal ini akan menimbulkan kesalahpahaman sebagai reaksi dari ketidakjelasan informasi. Apabila komunikan menyimak, maka ia tidak sekedar mendengar informasi, namun juga memahaminya.

Oleh karena itu, penting sekali bagi komunikator apabila informasi yang telah disampaikan mendapatkan feedback yang sesuai dari komunikan. Feedback tersebut tidak hanya berupa tanpa setuju saja, melainkan penjelasan dari komunikan yang sesuai dengan informasi yang telah disampaikan oleh komunikator. Sehingga apabila terjadi perbedaan persepsi dan makna dari informasi yang telah diterima maka dapat segera diluruskan agar sesuai dengan maskud dan tujuan.