Pengantar
Tulisan ini dibuat, bertujuan “mendalami konsep dan teori ”, khususnya bagi penulis yang menguluti bidang ekonomi dan manajemen, terkait dengan penerapan konsep-konsep atau model-model efektivitas pada organisasi. Penulis berharap, agar tulisan ini menjadi kontribusi yang tak henti-hentinya untuk terus dikoreksi dan dikaji,. ..... Semoga. AMIN.
Latar Belakang
Mendirikan suatu organisasi tidak lain adalah untuk mencapai beberapa sasaran yang ditetapkan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dengan melibatkan seluruh sumber daya yang dimiliki.
Pada awal abad ke-20, industrialisas Prancis yang bernama Henri Fayol menulis bahwa semua manajer menjalankan lima fungsi manajemen yaitu : merencanakan, mengorganisasikan, memerintahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan. Dewasa ini ke lima fungsi tersebut dipadatkan menjadi 4 fungsi yaitu : perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian (Robbins, 2007:4).
Tugas manajer memegang peranan penting dalam organisasi. Tugas manajer adalah membuat keputusan, mengalokasikan sumber daya, mengarahkan kegiatan anak buahnya untuk mencapai sasaran organisasi. Dengan demikian sukses tidaknya mencapai dan mempertahankan kinerja suatu organisasi terletak pada manajer yang memahami dan terampil dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen.
Organisasi adalah unit sosial yang dengan sengaja dikelola, yang melibatkan dua orang atau lebih, yang berfungsi secara relatif terus menerus untuk mencapai satu atau beberapa sasaran.Fungsi perencanaan meliputi penentuan sasaran organisasi, penetapan strategi keseluruhan untuk mencapai sasaran yang ditetapkan, dan pengembangan hirarki rencana menyeluruh untuk memadukan dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan.
Pengorgansasian merupakan tugas manajer dalam merancang struktur organisasi yang meliputi penetapan tugas-tugas apa yang harus dilakukan, siapa yang harus melakukan, bagaimana tugas-tugas itu dikelompokkan, siapa yang melapor kepada siapa, dan di mana keputusan harus diambil.
Fungsi Kepemimpinan merupakan tugas manajer untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan orang-orang yang ada dalam organisasi. Dalam hal ini manajer memotivasi, mengarahkan kegiatan bagi anak buahnya, memilih saluran komunikasi yang paling efektif, atau menyelesaikan konflik antar anggotanya.
Fungsi terakhir dari manajer adalah pengendalian. Untuk menjamin agar kegiatan perusahaan dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan, maka perlu dilakukan pengawasan dari semua aktivitas dan memantau kinerja organisasi. Jika terjadi penyimpangan signifikan, maka sudah menjadi tugas seorang manajemen untuk mengembalikan organisasi ke jalurnya. Pemantauan, pembandingan, dan kemungkinan mengoreksi merupakan fungsi pengendalian.
Tingkatan efektivitas dalam suatu organisasi dimulai dari tingkatan yang paling dasar yaitu efektivitas individu yang menekankan hasil karya karyawan sesuai dengan pekerjaan atau posisinya dalam organisassi. Biasanya prestasi individu dinilai secara rutin melalui proses evaluasi hasil karya sebagai dasar dari kenaikan gaji, promosi, dan imbalan lain yang tersedia dalam organisasi.
Dalam suatu organisasi jarang terjadi individu bekerja sendirian atau terpisah dengan orang lain. Dalam kenyataannya individu melakukan kerja sama dalam kelompok kerja. Dengan demikian pandangan berikutnya adalah efektivitas kelompok, yang merupakan jumlah kontribusi kumulatif dari tiap-tiap individu yang saling berhubungan. Hal ini didorong oleh adanya rasa kebersamaan diantara individu untuk menyelesaikan pekerjaan yang merupakan tugas dan tangung jawab bersama dalam suatu kelompok kerja.
Dalam organisasi terdapat beberapa kelompok-kelompok kerja yang diatur dalam setiap bagian atau sub bagian dalam suatu organisasi. Selain adanya kerja sama antara individu dalam suatu kelompok dan biasanya antar bagian atau kelompok kerja melakukan kerja sama. Oleh karena itu pandangan ke tiga adalah efektivitas organisasi dan hal ini dimungkinkan jika pekerjaan yang dihadapi semakin kompleks.
Konsep efektivitas dapat dijelaskan dengan menggunakan dua pendekatan, yaitu pendekatan pertama dari segi tujuan, dan pendekatan kedua dari segi teori sistem. Pendekatan dari segi tujuan organisasi dipandang bahwa organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan. Dalam hal ini menekankan pada tujuan menentukan dan mengevaluasi efektivitas pencapaian tujuan yang telah disepakati atas usaha bersama dalam organisasi dan dilakukan evaluasi terhadap individu, kelompok, dan organisasi dari segi pencapaian tujuan. Pendekatan kedua yaitu dari teori sistem dimana organisasi dipandang dari dua faktor yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Secara internal melihat bagaimana dan mengapa orang dalam organisasi melaksanakan tugasnya secara individu dan secara kolektif. Secara eksternal kita dapat menghubungkan transakasi organisasi dengan organisasi dan lembaga lainnya.
Suatu prinsip dasar bahwa semua organisasi mendapatkan sumber dari lingkungan yang lebih luas di mana organisasi merupakan bagian dari padanya, dan sebaliknya organisasi menyediakan barang dan jasa yang minta atau dibutuhkan oleh lingkungan tersebut. Dalam hubungannya dengan teori sistem, organisasi dipandang sebagai suatu sistem di mana terdapat sejumlah unsur-unsur yang terdapat di dalamnya yang saling berhubungan satu dan saling tergantung satu sama lainnya.
Ukuran keberhasilan suatu organisasi dapat dipandang dari aspek produktivitasnya. Suatu organisasi dikatakan produktif jika organisasi tersebut mentransfer input ke output dengan biaya terendah. Oleh karena itu produktivitas mencerminkan pada unsur efisiensi dan efektivitas. Dikatakan efektif jika organisasi berhasil memenuhi kebutuhan para kliennya atau target penjualan yang disebut prestasi dari sasaran (Achievement of goals), sedangkan dikatakan efisien jika organisasi tersebut melakukan aktivitasnya tersebut dengan menggunakan biaya yang rendah atau dinyatakan dalam rasio daya guna efektif masukan yang diperlukan untuk mencapai keluaran (The ratio of effective output the input required to achieve it). Topik yang akan dibahas dalam makalah perilaku organisasi ini adalah efektivitas organisasi.
Maksud dan Tujuan
Maksud dari makalah ini adalah untuk meningkatkan pemahaman tentang pentingnya efektivitas organisasi, dengan tujuan agar setiap kegiatan yang berada dalam organisasi yang baik berdasarkan kriteria efektivitas dan efisien, sehingga tujuan atau sasaran organisasi yang ditetapkan dapat tervapai.
PEMBAHASAN
Adapun yang menjadi pembahasan dalam makalah ini adalah organisasi, lingkungan interen dan eksteren organisasi, efektivitas organisasi, efektivitas manajemen sumber daya manusia mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi, dan kriteria mengenai efektivitas organisasi, fungsi manajemen (managerial function)
A. Organisasi
Sebagian besar dari kita akan menarik kesimpulan bahwa organisasi itu meresap ke dalam masyarakat dan juga ke dalam kehidupan kita. Setiap hari kita berhubungan dengan organisasi. Dalam kenyataannya mungkin sekali sebagian besar orang hidup dalam organisasi. Jika bukan sebagai anggota organisasi (pekerjaan, sekolah, sosial, warganegara, keagamaan, dll), maka mereka dipengaruhi oleh organisasi.
Organisasi didirikan karena ada tujuan yang ingin dicapai melalui tindakan yang harus dilakukan dengan persetujuan bersama. Apakah tujuan tersebut dalam bentuk laba, pemberian pendidikan, agama, atau pemeliharaan kesehatan, atau pemilihan calon, namun ciri organisasi itu tetap sama yaitu: perilakunya terarah pada tujuan (goal directed behavior). Artinya organisasi mengejar tujuan dan sasaran yang dapat dicapai secara lebih efisien dan lebih efektif dengan tindakan yang dilakukan secara bersama-sama (Gibson, 1997:3).
Pendapat berbagai pakar mengenai tujuan organisasi/perusahaan misalnya Casio (1996), Robbin (1996), Anthony (1996), Mondy (1999), dan Harris (2000), pada dasarnya mereka menyatakan tujuan akhir dari organisasi relatif sama, yaitu: untuk memberikan kepuasan kepada stakeholder, employees, dan customers.
Pendapat beberapa pakar tentang tujuan organisasi adalah sebagai berikut:
1. Menurut pendapat Mondy; tujuan organisasi meliputi Survival, Profit, Effiesiency, Stakeholders satified.
2. Menurut Harris; tujuan organisasi terdiri atas Profit, Survival, Adaptability
3. Menurut Desler; tujuan organisasi terdiri atas Profit, Productivity, Inovative
4. Menurut Milkovich and Boudreau; tujuan organisasi terdiri atas Hirarchy Structure, Nomrs/ Culture, Profit, Market Share, Quality of Product.
5. Menurut Werther and Davis; tujuan organisasi meliputi Profit, Stakeholder, Productivity.
6. Menurut Sofjan Assauri; tujuan organisasi terdiri atas Survival, Competitiveness, Growth dan Produtivity.
Beberapa Pengertian organisasi dapat dikemukakan antara lain Chester I. Banard’s organisasi didefinisikan sebagai berikut : “An Organization is a system of consciously coordinated activities or forces of two or more person“ atau dengan kata lain Organisasi adalah suatu sistem yang mengkordinasikan kegiatan dari dua orang atau baik secara sadar ataupun dengan paksaan.
Gareth R. Jones dalam buku “teory organisasi” (1995 : 4) organisasi didefinisikan “An Organization is a tool used by people individually or in groups to accomplish a wide variety of goals. An organization embodies the collective knowledge, values, and vision of people who are consciously (and sometimes unconsciously) attempting to obtain something they desire or value”.
Di sini dikatakan organisasi adalah alat untuk mencapai suatu tujuan, disamping juga merupakan suatu kumpulan pengetahuan, nilai dan visi dari orang secara sadar maupun tidak sadar. Dengan kata lain organisasi adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang secara sadar atau tidak sadar bekerja sama dalam suatu wadah, dimana kegiatannya diatur, siapa mengerjakan apa, dan bertanggung jawab kepada siapa.
Tidak ada organisasi tanpa orang. Dalam suatu organisasi perilaku orang yang terlibat di dalamnya penting dalam menentukan efektivitas organisasi. Orang merupakan satu sumber umum dan yang membuat suatu organisasi berjalan.
B. Lingkungan Interen dan Eksteren Organisasi
Suatu organisasi akan menghadapi tantangan lingkungan internal dan lingkungan eksternal dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Menurut Harris (2000:10) yang dimaksud dengan lingkungan internal adalah; faktor-faktor di dalam organisasi yang dapat dikendalikan. Sedangkan lingkungan eksternal berkaitan dengan kondisi lingkungan di luar organisasi, sehingga sulit dikendalikan (unpredictable). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pendapat beberapa pakar, mengenai unsur-unsur lingkungan eksternal dan lingkungan internal berikut :
1. Pendapat Mondy; lingkungan eksternal terdiri atas Legal Conciderations, Labor Force, Society, Unions, Shareholders, Competition, Custumors, Technology dan The Economy. Lingkungan internal terdiri atas Marketing, Operations, Other Functional Areas, Finance.
2. Pendapat Harris; lingkungan eksternal meliputi Globalizations of Business, Workforce characreistics, lavs and unions, sedangkan lingkungan internal meliputi Work Strukture, Business Strategy and Technology.
3. Pendapat Dessler (Triyana Iskandar); lingkungan eksternal globalisasi, dan perubahan-perubahan dalam dunia jabatan dan kerja, sedangkan lingkungan internal terdiri atas keseragaman kerja dan teknologi.
4. Milkovich and Boudreau kondisi eksternal merupakan lingkungan eksternal. Kondisi ekternal relatif banyak dan bervariasi, tetapi yang sangat penting adalah peningkatan tekanan pada persaingan lokal dan global, sedangkan lingkungan internal terdiri atas kondisi organisasi yang meliputi strategi dan tujuan organisasi, situasi keuangan, teknologi dan budaya dan kondisi tenaga kerja meliputi; perbedaan pengalaman karyawan, perbedaan kemampuan, perbedaan kebutuhan, perbedaan sikap dan perbedaan motivasi.
5. Werther and Davis; tantangan eksternal meliputi Workforce Diversity, Technologycal, Economic and Government. Tantangan internal meliputi Unions, Information systems, Organizational Culture and conflicts.
6. Sofjan Assauri; lingkungan eksternal meliputi Economy, Government, Labor Markets, Competitors and Demograpies. Lingkungan internal meliputi Management Goals and Values, Corporate Culture, Strategy, Tecnology, Structure and Size.
C. Efektivitas Organisasi
Pengertian efektivitas menurut Stoner and Freeman (1992: 7) adalah; merupakan kesesuaian pencapaian sasaran dengan yang ditetapkan sebelumnya atau sesuai dengan standar, sedangkan pengertian efektif menurut Werther and Davis (1996:7) "effective means producing the right goods or services that society deems appropriate". Dari pengertian efektivitas organisasi, maka dapat disimpulkan bahwa pengertian efektivitas adalah pencapaian sasaran yang sesuai berdasarkan standar yang telah ditetapkan mengenai barang dan jasa yang sejalan dengan keinginan masyarakat.
Tiga pandangan mengenai efektivitas organisasi seperti pada gambar berikut.
Sumber : Lawless (1972:391-39)
Hubungan antara ketiga pandangan mengenai efektivitas diperlihatkan dengan anak panah yang menghubungkan tiap-tiap tingkat tidak menunjukkan bentuk khusus dari hubungan tersebut. Efektivitas individu tidaklah harus merupakan sebab dari efektivitas kelompok; begitupun tidak dapat dikatakan bahwa efektivitas kelompok adalah jumlah dari efektivitas individu. Hubungan antara pandangan-pandangan tersebut berubah-ubah tergantung dari faktor-faktor seperti jenis organisasi pekerjaan yang dilaksanakan, dan teknologi yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan tersebut.
D. Efektivitas Manajemen Sumber Daya Manusia Mempengaruhi Pencapaian Tujuan Organisasi
Tujuan organisasi menurut Mondy terdiri atas; Survival yaitu mampu bertahan dalam menghadapi tantangan yang bersifat eksternal dan internal; Profit dan effisiency yaitu memaksimasi keuntungan dengan tetap memperhatikan efisiensi organisasi di segala bidang, sehingga dalam pencapaian maksimasi keuntungan selalu memperhatikan efektivitas organisasi. Efektivitas organisasi dapat tercapai sebagai akibat dari adanya efektivitas sumber daya manusia; Stakeholder Satisfied yaitu kepuasan dari pihak-pihak terkait, yang terdiri atas masyarakat secara keseluruhan, pemilik dan pelanggan serta pemerintah. Kepuasan dari pihak-pihak terkait harus mampu diwujudkan agar perusahaan dapat senantiasa melangsungkan hidupnya (going concern). Upaya organisasi atau perusahaan untuk mewujudkan kepuasan pihak-pihak terkait adalah merupakan pencapaian survival. Dari gambaran secara teoritis tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa efektivitas organisasi pada akhirnya akan memberikan pengaruh terhadap tujuan organisasi.
Untuk selalu dapat bertahan (survive), maka setiap organisasi atau perusahaan secara kontinue selalu mengadakan identifikasi faktor eksternal dan internal yang mempengaruhi efektivitas MSDM dan tujuannya, karena organisasi atau perusahaan sering dihadapkan pada persaingan (competition, baik pada tingkat lokal maupun global.
Pada persaingan lokal (local competition), kemampuan organisasi atau perusahaan dalam mengidentifikasikan kemampuannya untuk unggul melalui efektivitas sumber daya manusia, lebih mudah dengan tingkat variasi yang rendah jika dibandingkan dengan persaingan secara global (global competition). Pada persaingan lokal (lokal competition), setiap organisasi atau perusahaan masih memperlihatkan adanya kemampuan sumber daya manusianya yang cenderung hampir sama, dengan karakteristik permasalahan yang dihadapi cenderung juga sama (Wayne Mondy dan Robert M. Noe: 1992). Selanjutnya menurut Mondy; Kompetisi global (global competition) merupakan persaingan kesejagatan yang dilakukan oleh setiap organisasi atau perusahaan, sehingga mampu menciptakan Efektivitas sumber daya manusia yang kecenderungannya lebih variatif, maupun tujuan organisasi. Penjelasan yang diungkapkan oleh Mondy mengarah pada adanya pendekatan globalisasi dengan menggunakan pendekatan multi konsep dalam memandang efektivitas sumber daya manusia, sehingga dapat disimpulkan bahwa Mondy menganut konsep modern untuk mengantisipasi tantangan perusahaan dalam menghadapi era globalisasi.
Menurut Harris, tujuan organisasi Profit, yaitu maksimasi keuntungan, Survival yaitu mampu bertahan dalam menghadapi tantangan ekstenal maupun internal dan Adaptibility yaitu mampu menyesuaikan diri dari globalisasi bisnis. Ada dua persamaan tujuan organisasi menurut Harris dan Mondy, yaitu profit dan survival. Harris juga menganut konsep modern, hal ini dibuktikan dengan adanya istilah (term) globalization of bussines, dengan demikian Harris mampu mengantisipasi tantangan eksternal dengan upaya untuk tetap bertahan dan beradaptasi.
Ada suatu anggapan bahwa ukuran modern atau tidaknya suatu konsep antara lain tergantung pada lingkungan eksternal yang berupa teknologi, namun Harris tidak memasukan teknologi dalam faktor lingkungan eksternal, karena Harris menganggap bahwa organisasi bukan obyek dari teknologi. Hal ini dibuktikan dengan suatu pendekatan lima langkah untuk perencanaan sumbe daya manusia (A five-Step Approach to Human Resource Planning), yaitu langkah pertama; Mengkaji ulang missi dan visi organisasi. Visi organisasi menerangkan tentang image orang terhadap organisasi tersebut, misalnya organisasi merupakan leader atau pemimpin dari soft ware, dengan demikian software yang merupakan unsur teknologi dalam lingkungan perusahaan, merupakan suatu bagian dari tantangan internal organisasi atau perusahaan.
Tujuan organisasi menurut Dessler adalah; Profit, Productivity dan inovative. Productivity merupakan perbandingan antara output dan input, yaitu output yang optimal diperoleh dari penggunaan input yang minimal. Produktivitas disebut pula sebagai effisiensi. Inovative merupakan sifat yang senantiasa ingin menghasilkan sesuatu yang baru. efektivitas dari aktivitas-aktivitas sumber daya manusia akan berdampak pada pencapaian tujuan organisasi, dengan demikian dapat dikatakan bahwa efektivitas sumber daya manusaia akan mempengaruhi tujuan organisasi.
Konsep yang disampaikan oleh Dessler merupakan konsep yang mampu mengantisipasi tantangan di era global, hal ini dapat dibuktikan oleh faktor ekternal berupa adanya globalisasi, dan tujuan organisasi yang bersifat inovative, dengan demikian konsep yang disampaikan oleh Dessler juga bersifat modern.
Tujuan organisasi menurut Milkovich and Boudreau terdiri atas Hirarchy Structure, Nomrs/ Culture, Profit, Market Share, Quality of Product. Pelaksanaan aktivitas sumber daya manusia secara terintegrasi akan mengakibatkan sumber daya manusia yang efektif. Sumber daya manusia yang efektif akan memudahkan terwujudnya tujuan organisasi. Dari gambaran analisis secara teoritis, dapat disimpulkan bahwa efektivitas sumber daya manusia mempengaruhi tujuan oragnisasi di era global.
Milkovich and Boudreau telah memasukan dampak dari persaingan global dalam tantangan eksternal yang akan dihadapi oleh organisasi atau perusahaan, tetapi di dalam tujuan organisasi tidak secara langsung dapat menjawab kemampuan yang dapat dicapai dalam melakukan persaingan global. Oleh sebab itu, konsep Milkovich merupakan konsep modifikasi modern (antara tradisional dan modern).
Tujuan organisasi menurut Werther and Davis meliputi; profit, stakeholder, productivity. Tujuan tersebut dapat terwujud jika aktivitas-aktivitas sumber daya manusia dilaksanakan secara efektif, sehingga dapat disimpulkan bahwa efektivitas sumber daya manusia akan mempengaruhi tujuan organisasi.
Lingkungan Eksteraal menurut Werther and Davis tidak membahas mengenai kompetisi di era global, dan tujuan perusahan juga tidak menunjukan adanya ketahanan (survive) serta inovatif, oleh karena itu Werther and Davis dapat disebut sebagai penganut konsep tradisional.
Tujuan perusahaan menurut Sofjan Assauri meliputi survival, competitiveness, growth dan productivity. efektivitas fungsi-fungsi MSDM akan berdampak secara langsung terhadap tujuan organisasi, dengan demikian efektivitas perusahaan berpengaruh terhadap tujuan organisasi. Untuk jelasnya mengenai pandangan dari para ahli, dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
Sumber: Monday, Noe and Premeaux; Human Resources Management, 1999.
Lingkungan eksternal organisasi menurut Sofjan Assauri antara lain terdiri atas;
Competitors dan demographis. Tujuan organisasi dapat dilihat dari kemampuannya bersaing dan bertahan, serta memikirkan pertumbuhan perusahaan. Pemikiran di atas memperlihatkan bahwa organisasi atau perusahaan hendaknya harus mampu dalam menjawab tantangan di era globalisasi saat ini. Pemikiran dari Assauri ini menganut konsep modern dalam mengembangkan organisasi atau perusahaan.
E. Kriteria Mengenai Efektivitas Organisasi
Dua kesimpulan pokok dari teori sistem adalah : bahwa 1) kriteria efektivitas harus menggambarkan seluruh siklus input - proses – output, tidak hanya output saja, 2) bahwa kriteria efektivitas harus menggambarkan hubungan timbal balik antara organisasi dan lingkungan yang lebih luas, tempat hidupnya organisasi (Gibson, 1997:31).
Dari du hal tersebut di atas dapat menarik dua kesimpulan : 1) efektivitas organisasi adalah konsep yang sangat luas, yang mencakup sejumlah komponen konsep. 2) Tugas manajemen adalah mempertahankan keseimbangan yang optimal antara semua komponen konsep.
Apabila organisasi itu diartikan sebagai suatu elemen dari sistem yang lebih besar (lingkungan), yang melalui waktu mengambil sumber-sumber, memrosesnya, dan mengembalikannya kepada lingkungan, maka dari itu pertanyaan yang muncul adalah apakah organisasi itu mampu bertahan dan hidup terus dalam lingkungan tersebut. Maka kelangsungan hidup organisasi merupakan ukuran terakhir, atau ukuran jangka panjang mengenai efektivitas organisasi. Untuk lebih jelasnya dapat dijelaskan kriteria dari efektivitas organisasi pada gambar sebagai berikut:
Produksi (Production) Produksi menggambarkan kemampuan organisasi untuk memproduksi jumlah dan mutu output yang sesuai dengan permintaan lingkungan. Ukuran tentang produksi meliputi laba, penjualan, bagian pasar (market share), mahasiswa yang lulus, pasien yang sembuh, dokumen yang diproses, pelanggan yang dilayani, dsb. Ukuran ini berhubungan langsung dengan output yang dikonsumsi oleh pelanggan organisasi.
Efisien (efficiency) Konsep ini didefinisikan sebagai angka pembanding (ratio) atara output dan input. Kriteria jangka pendek ini memusatkan perhatian pada seluruh siklus input-proses-output. Namun demikian kriteria ini menekankan unsur input dan proses Ukuran efisiensi meliputi tingkat laba modal atau harta (rate of return on capital or assets), biaya perunit, sisa dan pembuangan, periode waktu mesin tidak aktif (downtime rate), biaya per pasien, permahasiswa, atau perpelanggan, tingkat okupansi (occupancy rate). Jelaslah ukuran efisiensi harus dinyatakan dalam bandingan, perbandingan antara keuntungan dan biaya atau dengan output atau dengan waktu merupakan bentuk umum dari ukuran rasio efisiensi.
Kepuasan (satisfaction)
Kepuasan dan semangat kerja adalah istilah yang serupa, yang menunjukkan sampai seberapa jauh organisasi memenuhi kebutuhan para karyawannya. Ukuran kepuasan meliputi sikap karyawan, pergantian karyawan (turnover), kemangkiran (absenteeism), keterlambatan dan keluhan.
Adaptasi (Adaptiveness)
Kemampuan beradaptasi adalah sampai seberapa jauh organisasi dapat menanggapi perubahan intern dan ekstern. Ukuran yang biasa dari kemampuan adaptasi, untuk keperluan riset dapat diperoleh dari jawaban atas daftar pertanyaan (quetionnaires). Ukuran lain yang biasa digunakan dalam mengukur adaptasi ini adalah dengan menggunakan kebijakan yang dapat merangsang kesiapsiagaan terhadap perubahan dalam arti bahwa apakah organisasi dapat atau tidak menyesuaikan diri pada saat terjadi perubahan.
Perkembangan (developmnet)
Organisasi harus menginvestasi dalam organisasi itu sendiri untuk memperluas kemampuannya untuk hidup terus (survive) dalam jangka panjang. Usaha pengembangan yang biasa adalah program pelatihan bagi tenaga manajemen dan non-manajemen, tetapi sekarang ini pengembangan organisasi telah bertambah banyak macamnya dan meliputi sejumlah pendekatan psikologis dan sosiologis.
Suatu dikatakan bahwa perkembangan organisasi mencapai keseimbangan yang optimal, jika keseimbangan dari pencapaian hubungan yang wajar antara kriteria-kriteria itu dalam periode waktu tertentu. Tidak ada hubungan yang tetap antara produksi, kepuasan, dan efisiensi. Hal ini tergantung dari para manajer harus mengetahui hubungan potensial apakah yang ingin mereka pengaruhi, sebelum melaksanakan kebijakan yang dirancang untuk mempengaruhinya.
Semakin jauh waktu yang akan datang, semakin tidak pasti ramalan kita. Ramalan tentang perkembangan di masa akan datang lebih besar penyimpangan yang terjadi dibanding ramalan perkembangan dalam jangka waktu yang lebih pendek. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa efektivitas relatif jauh lebih mudah ditentukan, jika menggunakan kriteria jangka pendek dibanding kriteria jangka panjang.
Pekerjaan manajerial dapat dibagi atas tiga fungsi utama: perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian (Gibson, 1997:35). Dari ketiga fungsi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.
Merencanakan Hasil Karya yang Efektif (Planning Effective Performance)
Fungsi perencanaan mencakup kegiatan menentukan sasaran yang harus dicapai dan menetapkan alat yang sesuai untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Hal ini timbul dari sifat organisasi sebagai badan yang mempunyai tujuan. Hasil yang diharapkan dari kegiatan perencanaan adalah kesepakatan pengertian tentang apa yang harus dicapai oleh para anggota organisasi. Perencanaan dalam hal ini tidak hanya merencanakan tujuan yang dicapai, tetapi juga merencanakan bagaimana cara untuk mencapainya. Setelah alat ditentukan dengan tepat, maka fungsi manajemen selanjutnya adalah mengorganisasikan.
Mengorganisasi Hasil Karya Secara efektif (organizing effective performance)
Fungsi pengorganisasian meliputi semua kegiatan manajemen yang dilakukan untuk mewujudkan kegiatan yang direncanakan menjadi suatu struktur tugas dan wewenang. Hubungan antara perencanaan dan pengorganisasian kelihatan dengan jelas, di mana fungsi perencanaan menentukan apa dan bagaimana. Fungsi pengorganisasian menghasilkan penentuan siapa, yakni siapa yang akan melakukannya dan dengan siapa, untuk mencapai hasil akhir yang diinginkan.
Mengendalikan Hasil Karya Efektif (controlling efective performance) Fungsi pengendalian mencakup kegiatan yang dilakukan oleh para manajer untuk menjamin bahwa yang betul-betul dicapai, sesuai dengan hasil yang direncanakan. Secara sederhana bahwa manajer melakukan pengendalian untuk menentukan apakah hasil yang diharapkan telah tercapai, dan jika tidak mengapa.
Kegiatan pengendalian adalah kegiatan yang meliputi seleksi karyawan dan penempatannya, pemeriksaan bahan, evaluasi hasil karya, analisis laporan keuangan, dan teknik-teknik manajemen lain yang diakui baik.
Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan tersebut di atas, maka dapat dikemukakan beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Organisasi yang didirikan karena memiliki tujuan yang dicapai oleh anggotanya atau orang-orang yang terlibat di dalamnya.
2. Untuk mencapai tujuan yang ditetapkan, organisasi diperhadapkan dengan faktor eksternal atau faktor yang sulit dikendalikan (unpredictable) dan faktor internal yaitu faktor yang dapat dikendalikan (predictable)
3. Efektivitas organisasi dapat lihat dari 3 faktor yaitu efektivitas organisasi, kelompok dan individu dalam mencapai tujuan organisasi.
4. Fungsi-fungsi manajemen dalam organisasi merupakan faktor-faktor yang paling menentukan (managerial function) bagi suatu organisasi dalam mencapai sasaran yang telah direncanakan, meliputi: perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian
Daftar Pustaka
Cascio, Wayne. F, 1992. Managing Human Resources Productivity, Quality of Work Life, Profit, McGraw-Hill Companies, Inc, New York.
Gibson, James L. John M. Ivancevich, James H.Donnely, Jr. 1997.Organisasi dan Manajemen, Perilaku, Struktur, Proses, Edisi Ke Empat, Penerbit : Erlangga, Jakarta.
Harris, Michael, 2000. Human Resources Management. Second Edition. The Dryden Press.USA.
Milkovich, George T and Boudreau, Jhon W, 1997. Human Resources Management. Eighth Edition. Times Mirror Higher Education Group Inc.
Mondy, Noe and Premeaux, 1999. Human Rersources Management, Seventh Edition Prentice Hall Me. Inc, USA.
Robin, Stephen P. 2007. Perilaku Organisasi, Edisi ke Sepuluh, Prentice Hall, Pearson Education International, PT Indeks.
Sofjan Assauri, 2000. Strategi Manajemen Sumber Daya Manusia. (Artikel Usahawan). Lembaga Manajemen FE-UI, Jakarta.
Werther, William B and Davis, Keith. 1996. Human Resources and Personel Management. Eight Edition. Me Graw- Hill Inc, USA.
Palu, Citra Mulia
9 September 2013
Penulis
